Ce que CollabInventaire fait

• réaliser l’inventaire de son labo : photos, quantités, emplacement, catégorie, … 3'47"
• consulter les inventaires des autres labos et y faire des recherches, y trouver des idées et des inspirations 10'42"
• suivre l’activité du labo grâce à l’historique 6'07"
• générer une feuille A4 depuis un pdf imprimable à coller sur chaque placard, étagère, etc.. avec la liste du contenu, chaque item étant flashable par un QR code. 9'44"

Ce qu’il est prévu que CollabInventaire fasse très prochainement

• constituer des listes de matériel par expérience, à partager avec tout le monde. On pourra les classer par thème et par niveau.  4  0
• un mode distribution des listes de matériel pour le technicien du labo avec des cases à cocher pour ne rien oublier.  1  0
• gérer la possibilité qu’un type d’objet soit rangé dans plusieurs endroits différents.  0  0
• tracer chaque objet individuellement pour réparation, remplacement, … Chaque objet a une étiquette à imprimer et à coller dessus si cela est matériellement possible avec un QR code qui permet de la visualiser dans l’appli sur son téléphone en un instant et d’agir dessus.  0  0
• mettre des alarmes de notification à intervalles régulier de maintenance, remplacement, rachat, etc. Les trucs qu’on oublie facilement de faire.  0  0
• se déplacer dans le laboratoire en cliquant dans les différents endroits comme dans une visite virtuelle.  1  0
• pouvoir télécharger toute la collection de son laboratoire en local et travailler offline sans tout retélécharger chaque fois.  0  0
• exporter l’inventaire dans un fichier tableur csv.  1  0

Ce que CollabInventaire ne fait pas

(ou n’a pas prévu de faire dans un futur proche (mais tout est possible pour le forgeron qui forge sa forge))

• permettre à n'importe qui de créer un compte sans faire partie d'un espace collaboratif ou d'une collection déjà existante  0  0
• réserver son matériel sur des créneaux horaires  2  0
• gérer les stocks de produits épuisables ou périssables  1  0
• l’inventaire à notre place. C’est long, quelle que soit l’appli... Mais quel bel investissement !  1  0

Tutoriels

(en espérant que l'appli est suffisamment intuitive pour ne pas y avoir recours !)

En vidéo

En version texte

Avant de s'inscrire :

1. Commencer à participer à collabInventaire ?

   On ne peut participer à collabInventaire qu'en étant invité par un membre déjà inscrit.
   
   Chaque utilisateur devient alors membre d'une collection dont il va co-gérer l'inventaire, et toutes les collections forment un espace collaboratif.

2. Les différents protagonistes : simple copropriétaire, admin, ou super-admin  0'29"

   Les utilisateurs de l'application ont des statuts hiérarchiques différents, qui viennent avec des devoirs et des responsabilités différentes : un administrateur, nommé admin dans l'application gère l'inventaire d'une collection, auxquels participent d'autres copropriétaires.
   
   Les collections et leurs admins sont regroupées dans un espace collaboratif et gérées par un super-admin.

3. Ajouter votre labo s’il n’est pas encore inscrit dans l’espace collaboratif de travail  1'01"

   Si personne de votre équipe n'a encore fait la démarche d'inscrire la collection de votre laboratoire, il faut demander à participer à l'espace collaboratif sur la page de connexion : ceci revient à demander à devenir admin d'une collection en remplissant un formulaire qui sera traité par le super-admin.
   
   Le super-admin créera alors votre collection et votre profil, dont vous recevrez les identifiant et mot de passe par mail. Vous serez devenu admin et vous pourrez à votre tour ajouter des copropriétaires à votre collection.

4. Se faire inscrire en tant que copropriétaire de votre labo s’il est déjà inscrit et qu’il y a donc déjà un admin de votre collection  1'32"

   Si vous avez été invité par mail, c'est qu'un admin, qui est une personne que vous connaissez bien, vous a envoyé le mail à travers collabInventaire pour vous donner l'identifiant, le mot de passe initial ainsi que l'adresse du site pour être membre de la collection qu'il a créé et dont vous êtes devenu un copropriétaire.
Fonctionnalités générales de l'appli :

5. Modifier son mot de passe et accepter les clauses de confidentialité  1'52"

   La première fois que vous vous connectez, vous serez redirigé vers la page des paramètres (accessible aussi par le bandeau supérieur présent dans chaque page de l'application), où il vous sera demandé d'accepter les clauses de confidentialité après les avoir lues (c'est vraiment pas long 😊) et de changer le mot de passe généré automatiquement que vous avez reçu par mail.
   
   Vous pouvez retrouver la page de vos Paramètres, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général

6. Supprimer son profil si on ne veut décidément pas participer à la fête  2'05"

   Dans le cas très improbable où un admin vous aurait ajouté à la collection contre votre gré, ou si vous quittez l'équipe des copropriétaires, cela se passe dans la page de vos Paramètres, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général
   
   Cliquer sur Supprimer mon profil.
   
   Comme écrit dans les clauses de confidentialité, cela supprime votre profil mais pas vos contributions à la collection qui resteront tant que celle-ci ne sera pas supprimée.

7. Envoyer un email à un membre de l’espace collaboratif à travers l’interface  2'25"

   Le bandeau supérieur présent dans toutes les pages de l'application, comporte un menu pour envoyer un email , à l'admin, au super-admin, ou au développeur (pour signaler un bug sur la page par exemple).
   
   Notez que les adresses email n'apparaissent jamais : les emails sont envoyés à travers l'application. Seul le super-admin connaît les emails des admins qu'il a invité et chaque admin connaît les emails des copropriétaires avec lesquels il travaille.

8. Retrouver la page de présentation de l'appli et les tutoriels

   Dans le bandeau supérieur présent dans toutes les pages, cliquer sur l'icône de l'application.
Gestion de son inventaire :

9. Entrer un nouvel item dans l'inventaire  3'26 "

   Vous n'avez le droit de modification que pour la collection dont vous êtes copropriétaire, donc cette fonction n'est présente que dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général
   
   Cliquer dans le Menu de la collection sur .
   Un formulaire s'ouvre.
   
   Vous pouvez :
   

   • mettre une photo principale, soit par glisser-déposer, ou en allant chercher le fichier.
   • écrire son nom officiel (celui du catalogue)
   • ajouter aussi des noms plus familiers pour le désigner : pour faciliter les recherches plus tard ou encore par exemple si différentes personnes utilisent différentes appellations, ou dans différentes langues.
   • préciser la quantité (elle est considérée indénombrable par défaut sinon).
   • placer l'item dans une catégorie, en ouvrant par clic l'arborescence des catégories (gérée par le super-admin), naviguer dans l'arborescence puis cliquer sur le bouton Valider pour revenir au formulaire ou cliquer en dehors de la fenêtre pour annuler.
   • ranger l'item dans son emplacement, en ouvrant par clic l'arborescence des emplacements du labo (gérée par l'admin), naviguer dans l'arborescence puis cliquer sur le bouton Valider pour revenir au formulaire ou cliquer en dehors de la fenêtre pour annuler..
   • ajouter d’autres photos
   • ajouter la référence dans le catalogue ou la référence produit
   • entrer son prix.

   Il ne reste plus qu’à cliquer sur .

10. Entrer les items à la chaîne  4'58"

    Vous n'avez le droit de modification que pour la collection dont vous êtes copropriétaire, donc cette fonction n'est présente que dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général
    
    Quand vous faîtes l'inventaire à la chaîne, cette fonction vous permet de gagner pas mal de temps en évitant de remplir à nouveau les champs à chaque nouvel item car ceux-ci sont pré-remplis avec leur valeur précédente.
    
    Cliquer dans le Menu de la collection sur .
    
    Pour annuler l'insertion à la chaîne, sortir du formulaire d'édition et cliquer sur .

11. Consulter l’historique du labo  6'07"

    Cette fonction est dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    Toutes les modifications d'items ou de configuration figurent dans l'historique du labo, qui permet de suivre et de comprendre dans la plus grande transparence les actions des copropriétaires.
    
    On ouvre l'historique du labo en cliquant dans le menu de la collection sur .
    
    Chaque item de l'historique est cliquable et s'ouvre comme résultat de recherche. Chaque item comporte d'ailleurs son historique de modification affiché avec lui.

12. Éditer un item de l’inventaire  6'43"

    Vous n'avez le droit de modification que pour la collection dont vous êtes copropriétaire, donc cette fonction n'est présente que dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    

    1. Faire apparaître l'item par une recherche (ou depuis l'historique du labo, ou par flashage du QR code d'un item).
    2. Une fois l’item apparu, on peut l’éditer : un premier clic le sélectionne et le met en rose, et un deuxième clic l’ouvre en édition.

13. Supprimer ou archiver un item de l’inventaire  7'23"

    Vous n'avez le droit de modification que pour la collection dont vous êtes copropriétaire, donc cette fonction n'est présente que dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    

    1. Faire apparaître l'item par une recherche (ou depuis l'historique du labo, ou par flashage du QR code d'un item).
    2. Une fois l’item apparu, on peut l’éditer : un premier clic le sélectionne et le met en rose, et un deuxième clic l’ouvre en édition.
    3. Scroller tout en bas pour trouver les boutons et :
       
       

    
    
    Notez que ces deux opérations font disparaître l’item de la vue, mais celui-ci est toujours accessible par l’admin qui seul a le pouvoir de le supprimer pour toujours.

14. Faire une recherche simple dans votre inventaire  7'53"

    Cette fonction est dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    On peut faire des recherches d'items dans son inventaire depuis la barre de recherche en tapant un mot clé. La recherche se fait dans : les noms officiels, les noms d'usage, les remarques.
    
    Ou simplement laisser vide et appuyer sur la touche Entrée pour voir par défaut les derniers items de la collection rentrés, depuis le plus récent au plus ancien.

15. Faire une recherche avancée dans votre inventaire  8'46"

    Cette fonction est dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    On fait apparaître le menu de recherche avancée en cliquant sur le chevron descendant sur le droite de la barre de recherche
    
    On obtient :
    
    
    
    On peut en particulier chercher à l'intérieur d'une catégorie ou bien dans un emplacement en naviguant dans leurs arborescences après les avoir ouvertes par clic, puis en cliquant sur le bouton Valider pour revenir au menu de recherche avancée ou cliquer en dehors de la fenêtre pour annuler.

16. Trier (par catégories) ou ranger (par emplacements)  9'07"

    Cette fonction est dans la page Mon Inventaire, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .

    1. Faire apparaître les items que l'on veut trier ou ranger en faisant une recherche.
    2. Cliquer dans le Menu de la collection sur ou sur .
    3. L'arborescence s'ouvre à droite de la page. Naviguer dans l'arborescence jusqu'à faire apparaître la catégorie/emplacement voulu.
    4. Cliquer et maintenir appuyé l’item à trier/ranger et le glisser-déposer sur la catégorie/emplacement voulu. Il disparaît de la liste de gauche.

    
    Pour dissimuler les items qui possèdent déjà une catégorie/emplacement le temps du tri/rangement dans le but d'y voir plus clair, cocher : cacher les éléments déjà triés/rangés.

17. Imprimer un pdf listant ce que contient chaque endroit de stockage  9'44"

    On peut imprimer sur pdf en format de feuille A4 le contenu d’un emplacement de la collection dans le but de l'afficher sur l'emplacement réel.
    
    Cette fonction est dans la page Imprimer par emplacement, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    Se déplacer dans l’arborescence des emplacements jusqu’à sélectionner l’emplacement voulu. Un double clic génére le pdf, qui s'ouvre dans une autre fenêtre. Il n'y plus qu’à l’imprimer et le coller. Chaque item est présenté avec une photo, son nom officiel et un QR code qui permet d’ouvrir directement la page de l’appli sur l’item aux personnes autorisées (il faut donc être connecté).
Fonctionnalités pour tous les inventaires :

18. Faire une recherche dans tous les inventaires de l'espace collaboratif  10'42"

    On peut faire des recherches dans tous les inventaires de l’espace collaboratif et y piocher de bonnes idées.
    
    On y accède dans la page Tous les inventaires, accessible depuis toutes les pages dans le Menu général .
    
    On ne peut que lire les items ici, et pas les modifier.
Administration et super-administration :

19. Pour l’administrateur d’un labo, droits et devoirs  11'08"

    L'admin est le seul à pouvoir informatiquement, depuis sa page d'administration :
    

    • modifier l'arborescence des emplacements, sur les conseils et demandes de l'équipe.
      Si un utilisateur était en train de modifier un item, il lui faut avant tout recharger la page pour que les changements dans l'arborescence soient pris en compte.
    • ajouter un nouveau copropriétaire, le supprimer, ou le rendre nouvel admin de la collection à sa place (il est dans ce cas immédiatement déconnecté et doit se reconnecter pour utiliser l'appli).
    • supprimer définitivement un item d'une collection (quand c'est un copropriétaire qui supprime ou archive un item, celui-ci existe encore en fait, mais est hors de sa portée).
    • ajouter ou supprimer une ou plusieurs monnaies dans lesquelles sont achetés les items, à côté de l'euro. Modifier le taux de change, etc...

20. Ce que peut faire, et ne pas faire le super-admin de l’espace collaboratif.  12'40"

    Le super-admin :

    • peut ajouter une collection avec son admin, les supprimer, les modifier.
    • peut être lui même simple copropriétaire d'une collection, ou même admin de cette collection.
    • ne peut pas intervenir dans la gestion d'un des inventaires de l'espace collaboratif s'il n'en est pas lui même admin. Seul un admin le peut.
    • est responsable de la gestion des arborescences communes à tout l'espace collaboratif : niveaux, thèmes, catégories.
    • est le seul utilisateur à pouvoir créer un nouvel espace collaboratif, en lui attribuant un nouveau super-admin, encore par cooptation.
    • ne peut pas supprimer son propre profil. Il doit avant cela redevenir un simple copropriétaire et désigner quelqu'un à sa place avant de partir. Si cela n'est pas fait, un des utilisateurs de l'espace collaboratif sera désigné au hasard super-admin.

Pourquoi collabInventaire ?
La démarche du développeur